Cài đặt Workspace
Đây là gì
Workspace là một mảng kinh doanh trong Organization của bạn, ví dụ Chăm sóc khách hàng hay Bán hàng: nó có Agent, Tool, Skill, Knowledge Base, Workforce, Automation, Contact, App đã kết nối và thành viên riêng. Phần cài đặt chứa tên và mục đích của Workspace, ai nhận các câu hỏi chưa giao, và trạng thái của Workspace. Cài đặt nằm ở menu trái, mục Cài đặt → Workspace, mở ra trang Thông tin chung; các App đã kết nối nằm ở Cài đặt → Integrations.
Trang Cài đặt có menu riêng: Tài khoản (xem Tài khoản và thanh toán), Workspace (Thông tin chung, Chính sách & Duyệt, Thành viên & Nhóm, Kết nối & API) và Tổ chức (xem Organization).
Khái niệm chính
Vai trò trong Workspace
| Vai trò | Làm được gì |
|---|---|
| Admin | Mọi thứ trong Workspace: cài đặt và trạng thái, kết nối App, Automation, xoá và xuất dữ liệu Contact, trường thông tin khách, cộng với mọi việc của Builder và Operator. |
| Builder | Tạo, sửa, test và publish Agent, Tool, Skill và Workforce; xử lý Agent Inbox. |
| Operator | Xử lý Agent Inbox, tiếp quản hội thoại với khách, tạm dừng và tiếp tục Agent. |
| Viewer | Xem Workspace. Không mở được Agent Inbox. |
Owner và Admin của Organization có quyền như Admin ở mọi Workspace của Organization, kể cả khi không có vai trò trong Workspace đó. Mỗi trang trong bộ hướng dẫn này ghi quy tắc riêng ở mục Giới hạn và quy tắc.
- Mục đích — Workspace dùng để làm gì. Thông tin này được lưu cùng Workspace; Assistant và Agent hiện chưa đọc nó.
- Người nhận mặc định — "Khi Agent hỏi mà không chọn được ai trong danh sách Người có thể hỏi, câu hỏi gửi đến người này." Chỉ chọn được thành viên có quyền xử lý Agent Inbox (Admin, Builder, Operator); chọn Chưa giao thì ai cũng có thể nhận những câu hỏi đó.
- Integrations — các App đã kết nối với Workspace này (Gmail, Facebook, Haravan, Zalo). Tool và Automation thao tác bằng chính các tài khoản này. Xem Ứng dụng.
Cách hoạt động
Trạng thái
| Trạng thái | Hiện tại có tác dụng gì |
|---|---|
| Đang hoạt động | Bình thường. |
| Tạm dừng | Có băng thông báo cho biết Workspace đang tạm dừng. Mọi thứ vẫn sửa được. Hiện tạm dừng chỉ từ chối các Tool mà AI client yêu cầu chạy (và việc duyệt các yêu cầu đó); Automation tin nhắn và Automation sự kiện app vẫn chạy. |
| Đã lưu trữ | Chỉ xem ở mọi nơi: không tạo, sửa, duyệt hay trả lời được gì. Các Automation đang bật vẫn chạy. |
Các thay đổi được phép: Đang hoạt động → Tạm dừng hoặc Đã lưu trữ; Tạm dừng → Đang hoạt động (Tiếp tục Workspace) hoặc Đã lưu trữ; Đã lưu trữ → Đang hoạt động (Khôi phục Workspace). Lưu trữ thì phải xác nhận.
Muốn dừng công việc tự động, hãy tạm dừng từng Automation ở trang Automation trước khi tạm dừng hoặc lưu trữ Workspace.
Thao tác thường gặp
Đổi tên hoặc mục đích của Workspace
- Mở Cài đặt → Workspace (Thông tin chung).
- Sửa Tên Workspace, Mục đích hoặc Mô tả.
- Bấm Lưu. "Đã cập nhật Workspace."
Đặt người nhận mặc định
Ở mục Người nhận mặc định, chọn một thành viên hoặc Chưa giao. Lựa chọn được lưu ngay.
Tạm dừng, tiếp tục, lưu trữ hoặc khôi phục
Ở mục Trạng thái, bấm Tạm dừng Workspace, Tiếp tục Workspace, Lưu trữ Workspace (rồi bấm Lưu trữ để xác nhận) hoặc Khôi phục Workspace.
Kết nối một App
- Mở Cài đặt → Integrations (mục Kết nối & API trong trang Cài đặt cũng dẫn tới trang này).
- Trong mục Có thể kết nối, bấm Kết nối ở một App và đăng nhập vào App đó. App đã kết nối được liệt kê trong mục Đã kết nối.
- Với Facebook, chọn các Page của bạn ngay khi đăng nhập; chúng hiện trong mục Page đã kết nối. Dùng Kết nối lại để thêm Page hoặc gia hạn quyền truy cập, và Ngắt kết nối để gỡ App.
- Bấm vào một App để xem Actions khả dụng và các Event mà App gửi.
Giới hạn và quy tắc
- Ai làm được gì: Admin của Workspace và Owner, Admin của Organization thay đổi cài đặt, người nhận mặc định và trạng thái, và kết nối hoặc ngắt kết nối App. Những người khác thấy "Bạn chỉ có quyền xem Workspace này."
- Workspace đã lưu trữ phải được khôi phục thì mới thay đổi được gì: "Workspace đã lưu trữ chỉ xem được. Hãy khôi phục để chỉnh sửa."
- Tên Workspace là bắt buộc, tối đa 255 ký tự, và không trùng trong Organization. Mục đích và Mô tả tối đa 2.000 ký tự mỗi mục.
- Chính sách & Duyệt và Thành viên & Nhóm đang ghi "Sắp có". Hiện chưa mời hay xoá người khỏi Workspace trong app được, và cũng chưa đổi vai trò ở đó được.
- Kết nối AI client qua MCP (personal access token và quyền truy cập AI client của Workspace) chưa có màn hình trong app.
- Ngắt kết nối Facebook sẽ đưa các Automation tin nhắn của nó về trạng thái Lỗi.
Liên quan
- Organization — Organization, các vai trò và danh sách Workspace.
- Tài khoản và thanh toán — hồ sơ, ngôn ngữ và Credits của bạn.
- Automation — tạm dừng công việc tự động.
- Agent Inbox — nơi người nhận mặc định trả lời.
- Ứng dụng — từng App làm được gì.
- Bắt đầu — kết nối App đầu tiên và cho một Agent đi làm.